Depuis quelques années, notre métier de secrétaire indépendante observe une évolution sans précédent.
La généralisation de la digitalisation – que ce soit au travail ou à la maison d’ailleurs – est bien là et démontre que l’intégration de ce processus de conversion dans la gestion de son entreprise est plus que nécessaire.
La digitalisation présente des atouts indéniables en améliorant son efficacité, en automatisant ses processus, en facilitant la collaboration et en offrant des fonctionnalités spécifiques adaptées aux besoins de chaque utilisateur.
L’intégrer dans son activité et savoir la proposer à ses clients entrepreneurs est une réelle stratégie de développement. Ne pas tenir compte des évolutions peut compromettre l’avenir de son entreprise sur le long terme.
Arrêtons-nous aujourd’hui sur 5 applications gratuites en ligne, qui peuvent catégoriquement améliorer notre quotidien de secrétaire indépendante au service de nos clients.
Dite « application web gratuite », une application est en réalité un logiciel ou un service accessible via un navigateur web, utile en productivité (Google Docs, Microsoft Office Online), gestion de projet (Trello, Asana), stockage de fichiers (Google Drive, Dropbox), plateformes de médias sociaux (Facebook, Twitter), systèmes de gestion de contenu (WordPress, Joomla), édition d’images (Canva, Pixlr) et communication (Zoom, Skype).
Leurs avantages sont multiples :
- Accessibilité en ligne à partir d’un navigateur web sans besoin de téléchargement ou d’installation locale ;
- Gratuité pour une utilisation de base (avec des fonctionnalités avancées généralement payantes) ;
- Mises à jour et améliorations gérées automatiquement ;
- Collaboration en temps réel entre plusieurs utilisateurs, facilitant ainsi le travail d’équipe.
CLOCKIFY : Permet d’enregistrer le suivi du temps de façon fiable et conviviale, facilite le suivi des heures de travail, génère des feuilles de temps, prend en charge le suivi des présences et des congés payés, le suivi des dépenses et la planification du travail, gère des projets pour un nombre illimité d’utilisateurs.
⊗ Astucieux si vous travaillez pour plusieurs clients afin de savoir exactement le temps passé pour facturer au plus juste !
▻ Une version gratuite et un choix de quatre versions payantes, à partir de 4 €/mois.
BIGIN : Outil de gestion de la relation client, dit CRM, pour TPE/PME et micro-entreprises. Permet la rationalisation de ses opérations clients, gestion des offres commerciales, des tickets d’assistance, l’accueil des clients, la livraison des commandes, les témoignages de clients, les contrats, automatisation des envois d’e-mails pour des relances, gestion des prospects.
⊗ Idéal pour sa prospection et suivre ses objectifs commerciaux !
▻ Version gratuite limitée à un utilisateur ; deux autres formules payantes avec plus de fonctionnalités.
HENRRI : Solution de facturation et de gestion comptable pour TPE/PME et auto-entrepreneurs. Permet de réaliser l’ensemble du processus de facturation, création des prospects, articles et devis, transformation en factures – avoirs, personnalisation des documents, réalisation d’un calcul du prix de revient par article, définition d’un taux de marge, création d’un journal des ventes, de tableaux de suivi du CA et des exports pour le comptable.
⊗ Simple et ludique à utiliser pour notre activité et à proposer à notre clientèle.
▻ Une version gratuite et un choix de trois versions payantes, à partir de 13 €/mois.
OUTILS CAPTURE D’ÉCRAN : Permet de prendre un instantané ou screenshot pour copier des mots ou des images à partir de l’ensemble ou d’une partie de l’écran de votre PC, pour apporter des modifications ou des notes, puis enregistrer et partager avec d’autres personnes ou conserver dans ses propres archives, dessiner une forme libre autour d’un objet.
⊗ Astucieux dans toute situation !
▻ Généralement intégrée au système d’exploitation de son ordinateur, tablette ou téléphone donc gratuite.
I LOVE PDF : Plateforme en ligne proposant divers outils pour travailler avec des fichiers PDF : fusionner, diviser, compresser, convertir en d’autres formats, éditer et sécuriser des fichiers PDF.
⊗ Une vraie alliée au quotidien, on ne s’en sépare plus !
▻ Une version gratuite avec fonctionnalités de base ; une version premium avec des fonctionnalités avancées.
La liste ne se limite pas à ces 5 applications ; elles sont florissantes sur le web. N’hésitez pas à vous informer et vous former et intégrer-les dans votre fonctionnement !
