Le classement -numérique ou papier- est un processus essentiel dans la gestion des informations et des documents.
Un système de classement bien élaboré, améliore l’efficacité, la productivité et facilite l’accès aux informations nécessaires, contribuant ainsi à une meilleure gestion des tâches quotidiennes et du processus de prises de décisions.
En tant que secrétaire indépendant, vous êtes le « gardien » des informations et des documents. Votre rôle est crucial dans l’organisation de ce classement !
De manière générale, le classement numérique et papier revêt toute son importance :
– L’organisation est plus efficace avec un accès ultérieur aux informations, documents et données et évitant le désordre et une perte d’informations importantes ;
– Un accès rapide et facile aux informations nécessaires, permettant de gagner du temps et d’augmenter sa productivité ;
– La prise de décision est éclairée grâce aux données pertinentes et actualisées retrouvées facilement ;
– La collaboration entre les membres d’une équipe s’en trouve facilitée, en raison d’un accès rapide et partagé des informations pertinentes ;
– L’archivage est approprié et permet d’assurer la préservation de l’information ;
– Le stress s’en trouve réduit évitant la recherche d’informations manquantes ou égarées ;
– Dans le cas des documents numériques, un système de classement bien conçu peut contribuer à la sécurité des données en assurant des sauvegardes appropriées et en limitant l’accès aux informations sensibles.
Voici quelques méthodes de classement « papier » les plus courantes :
- Alphabétique : en fonction de l’ordre alphabétique des mots clés ou des noms, souvent utilisée pour classer des fichiers clients, des fournisseurs, ou des documents par sujet ;
- Chronologique : en fonction de leur date (croissant ou décroissant) ; utile pour les documents financiers, les dossiers médicaux, ou tout autre document nécessitant un suivi dans le temps ;
- Thématique : en fonction du sujet ou de la catégorie des documents ; la plupart du temps pour des documents relatifs à un projet spécifique ou des documents liés au département particulier d’une entreprise ;
- Numérique : en fonction d’un système numérique (codes ou références) qui facilite le repérage du document ; utilisée dans les bibliothèques, les archives, ou les systèmes de gestion documentaire informatisés ;
- Par couleur : en fonction de leur couleur, en utilisant des classeurs, des dossiers suspendus, ou des étiquettes colorées ; méthode visuelle efficace pour différencier les catégories de documents ;
- Par importance ou priorité : en fonction de leur importance ou de leur urgence, à l’aide de systèmes de marquage ou de codage ; permet une priorisation des tâches ou des décisions à prendre plus visuelle ;
- Géographique : en fonction du lieu géographique ou de la provenance du document ; utile pour les entreprises ayant plusieurs sites ou succursales ;
- Par format ou type : en fonction de leur format ou de leur type, tels que les documents imprimés, les e-mails, les fichiers numériques, etc.
Chaque méthode présentant ses avantages et ses inconvénients, il est souvent judicieux de combiner plusieurs méthodes de classement pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation de l’entreprise de votre client.
Et le petit + dans votre organisation !
Lorsque vous sortez un document classé car vous en avez besoin pour travailler ou pour le transmettre à un collaborateur pour un temps : pensez à insérer, à sa place, une page de couleur A4 sur laquelle seront notés la date d’emprunt, l’intitulé du document et le nom de l’emprunteur… Lorsqu’un autre collaborateur viendra le chercher, il sera aisé de savoir où il se trouve. 