Le ou la secrétaire, au-delà de ses compétences techniques, assure un rôle de « collaborateur.trice ». Il ou elle contribue généralement de manière significative à toutes les opérations quotidiennes d’une entreprise ou d’un service, en assurant le bon fonctionnement des activités et en facilitant la coordination de l’ensemble de ses activités. Cela implique donc un travail en lien direct avec les autres membres de cette équipe ou de cette entreprise.
L’objectif final de cette collaboration étant d’atteindre les objectifs communs, fixés par la stratégie d’entreprise.
Ainsi défini, son rôle prend une importance fondamentale.
Pour mener à bien une collaboration, plusieurs facteurs sont essentiels.
Tout d’abord, certaines qualités sont importantes :
- Communiquer efficacement, clairement et de manière respectueuse : cela implique une écoute active, de poser des questions pertinentes et un partage d’informations de manière concise et compréhensible ;
- Avoir un esprit d’équipe : il convient d’être disposé à travailler avec d’autres personnes, à partager des idées, à soutenir les membres d’une équipe et à travailler pour un objectif commun, même si ses propres intérêts sont compromis ;
- Être capable de résoudre des problèmes de manière efficace et créative : indispensable pour surmonter les obstacles pouvant survenir, une capacité d’analyse des situations est nécessaire, savoir proposer des solutions, prendre des décisions éclairées ;
- S’adapter à différents styles de travail et à des situations changeantes : la flexibilité et le sens de l’ouverture permettent de s’ajuster rapidement aux besoins de l’équipe et de trouver sa place ;
- Avoir de bonnes compétences interpersonnelles : empathie, patience et diplomatie sont essentiels pour établir et maintenir des relations professionnelles harmonieuses ;
- La recherche continuelle de l’excellence dans son travail et s’efforcer d’atteindre les plus hauts standards de qualité : cette attitude contribue à renforcer la confiance et le respect des autres membres de l’équipe ;
- Être fiable et tenir ses engagements : cela de remplir ses responsabilités et de faire preuve de professionnalisme dans tous les échanges, ce qui est crucial pour établir la confiance et la crédibilité au sein d’une équipe.
Ensuite, pour l’aider dans cette mission, le ou la secrétaire doit disposer d’outils et de technologies appropriés, différents selon les besoins spécifiques de l’entreprise :
- Des logiciels de gestion de projet : pour organiser les tâches, assurer le suivi de projets et assigner des responsabilités (Trello, Asana, Monday.com, Microsoft Project) ;
- Les suites bureautiques : pour créer, éditer et partager des documents, des feuilles de calcul et des présentations (Microsoft Office avec Word, Excel, PowerPoint ou Google Workspace avec Google Docs, Sheets, Slides) ;
- Des outils de communication : pour partager des informations, coordonner, communiquer en temps réel (Microsoft Teams, Slack, Zoom) ;
- Des logiciels de gestion des e-mails : pour traiter les communications entrantes et sortantes (Microsoft Outlook, Gmail ou Thunderbird) ;
- Des logiciels de gestion des calendriers : pour planifier des réunions, des rendez-vous et d’autres événements (Google Agenda, Microsoft Outlook Calendar, Calendly) ;
- Des plateformes de stockage et de partage de fichiers : pour stocker documents et fichiers de manière sécurisée, partager facilement des informations, travailler sur des documents en temps réel (Google Drive, Dropbox, OneDrive).
Ainsi, le secrétaire peut tendre vers l’amélioration de son efficacité et sa capacité à collaborer de manière optimisée.
Les fonctions de « collaborateur.trice » se déclinent en diverses tâches qui seront différentes selon la structure, son organisation, sa dynamique :
- Un support administratif : gestion de calendrier, rédaction de correspondances, préparation de documents, gestion de la communication ;
- La coordination des tâches et des projets : suivi des échéances, des réunions et la prise en compte de certaines exigences spécifiques ;
- La communication interne et externe : transmission des messages entre les membres de l’équipe, communication fluide en interne et auprès des clients, des fournisseurs et autres parties prenantes ;
- Les processus décisionnels : parfois, implication dans les processus décisionnels en fournissant des informations ou des recommandations ;
- Une gestion efficace de l’information : étant « gardien » des informations et des dossiers, le secrétaire collabore en organisant les données et en les rendant accessibles autres personnes qui en ont besoin au sein de l’organisation.
Une collaboration professionnelle est efficace et fructueuse lorsque ces paramètres sont en œuvre.