Il n’est pas rare d’entendre que les PME peuvent consacrer jusqu’à 25 % (selon les études et enquêtes), de leur temps aux tâches administratives telles que la gestion des ressources humaines, la comptabilité, les déclarations fiscales, les formalités juridiques, etc.
Le poids de cette bureaucratie peut rapidement devenir un vrai fardeau pour les dirigeants, voire une réelle source d’angoisse et bon nombre d’entrepreneurs n’en peuvent plus et développent même une certaine phobie administrative.
Pour bien gérer leur administration, les dirigeants doivent combiner deux actions essentielles :
- Penser à la tâche : ne rien oublier pour que le processus ne soit pas bloqué ;
- Exécuter la tâche : trouver les bons documents, comprendre ce qu’il faut faire, rechercher les informations, respecter les délais, réaliser la tâche, etc.
Tout ce processus demande une bonne organisation et forcément, du temps.
Et quand bien même avec beaucoup de volonté et un minimum d’organisation, l’entrepreneur a toujours mieux à faire ! Un rendez-vous client, un appel fournisseur, un chantier à terminer et l’administratif part à l’oubli ou n’est pas traité dans les temps.
Ces désagréments peuvent engendrer parfois :
- Des sanctions et amendes ;
- Un ralentissement de l’activité ;
- Des retards de paiement qui entraînent des problèmes de trésorerie.
« Le temps, c’est de l’argent. » Benjamin Franklin. En effet, pour toutes les PME, le temps est précieux et la productivité est impactée lorsque le temps consacré aux tâches administratives prend de l’ampleur.
Cependant, elles sont essentielles. Des solutions existent :
- Utiliser des outils digitaux : les PME peinent à s’équiper à cause du coût d’équipement et de mise en place, un manque de compétence ou un manque de sensibilité au digital de l’entrepreneur ;
- Se tourner vers un prestataire externe : il gérera la partie administrative à la place de l’entrepreneur et fera le lien entre les différentes partie-prenantes et votre expert-comptable. La collaboration libérera du temps et de l’énergie, permettant au dirigeant de se concentrer sur les aspects les plus importants de son entreprise. Les tâches administratives se dérouleront avec un fonctionnement fluide et une logique efficace.
Une secrétaire indépendante, c’est :
- De la simplicité ;
- De la souplesse ;
- La maîtrise du budget ;
- Le respect des délais/confidentialité ;
- Du temps supplémentaire à s’accorder pour soi ;
- Du temps supplémentaire à consacrer à son activité et à son développement.